LA MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN: RETOS PARA LOS ARCHIVOS

Alfonso Díaz Rodríguez .
Coordinador de Archivos Centrales. Principado de Asturias.

1. INTRODUCCIÓN

Las administraciones públicas españolas han afrontado simultáneamente durante los últimos 25 años junto a una profunda recomposición, un intenso proceso de democratización y adaptación a las nuevas circunstancias del entorno. Todos los niveles en que se estructura la administración han desarrollado a lo largo de estos años, nuevas políticas y áreas de actividad tratando de acomodarse y proporcionar respuestas a las nuevas necesidades y demandas ciudadanas, dando así cumplimiento a los mandatos previstos en nuestra la Constitución Española de 1978 que define al Estado como "social y democrático de Derecho"¹.

Han sido precisamente las demandas ciudadanas en cuanto a la obtención de servicios de calidad desde las organizaciones públicas las que han facilitado que durante este periodo evolutivo se haya tomado conciencia de que los servicios públicos deben de ser de calidad, estar centrados en las necesidades ciudadanas, eficaces en términos de costes para la propia administración, fáciles de utilizar y deben añadir valor para el conjunto de la ciudadanía, las empresas y las propias organizaciones.

En este escenario se produce el fenómeno de la aparición, incorporación y consolidación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs) que va a generar importantes cambios -internos y externos-, en nuestro caso en las organizaciones públicas, debido al efecto que sobre las mismas han de tener la creación de infraestructuras tecnológicas que soportarán las actividades de los procesos de producción de servicios, que se materializarán en lo que se ha venido en denominar sistemas de información entendidos como el conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de favorecer las actividades de gestión (producción administrativa, gestión económico-financiero, de gestión de archivos, etc.), y cuyo valor añadido contribuirá sin duda a que en este mundo globalizado la intervención pública no sea ni excusa, ni obstáculo para el progreso.

En la actualidad, la combinación de todos estos factores, se concretizará en los denominados planes de modernización. Modernizar implica cambios racionales, lo que supone establecer un deber ser, lógico, de las cosas que se pretenden transformar en lugar de mantenerlas en su estado.

En este sentido y en la realidad de la administración pública, este concepto habrá de materializarse en procesos de cambios que afectarán a las estructuras físicas, jurídicas, procedimentales, organizativas, etc., con el objetivo de alcanzar prestaciones de servicios públicos, fin último de la actividad de toda administración, de una manera más eficaz y eficiente.

Transcurridos 25 años desde la llegada de la democracia, desde el punto de vista de la función de archivo en el contexto de la administración pública se intentará aproximarse al tema, la modernización de la administración: retos para los archivos, tratando de situar en su justo contexto el concepto de la función de "archivo" tal como se ha venido utilizando en el debate sobre reforma, modernización e incorporación de sistemas de información y de gestión de documentos a lo largo de los últimos años.


2. IDENTIFICACIÓN DE LA SITUACIÓN DE PARTIDA DE LA ORGANIZACIONES PÚBLICAS

Con carácter general se puede afirmar que las administraciones públicas son organizaciones que se estructuran para su funcionamiento a partir de una serie de elementos básicos -denominadores comunes- interrelacionados e interpendientes que las definen y que como tales deberán de tenerse muy en cuenta a la hora de planificar estrategias de gestión con el fín de responder de forma satisfactoria a los desafíos hacia los que en los últimos años nos movemos:

2. Entendido como el conjunto de tareas ordenadas, bien temporalmente, bien cumpliendo condiciones contenidas en reglas, que son realizadas por un usuario o un grupo de usuarios que tienen la competencia para realizarlas (Especificación conceptual sobre sistemas de control de flujos de tareas promovida por el Consejo Superior de Informática del Ministerio de Administraciones Públicas de España, bajo la denominación de ESTROFA).
3. Secuencia de actos administrativos que garantizan las obligaciones públicas y los derechos individuales.

Aunque ahora los planes de modernización de las organizaciones públicas resultan ser en lo global un tema recurrente, y todas o casi todas se han embarcado en procesos de racionalización de su gestión interna, una nueva forma de hacer las cosas, y a este aspecto interno han incorporado la necesidad de comunicación del conjunto de servicios que producen; quizás a los profesionales de los archivos la modernización, aunque necesaria, ya hace mucho tiempo que de alguna manera la hemos detectado, interiorizado, y en muchos de sus aspectos ejecutado. Normalizar nuestros procesos internos de gestión archivística, comunicar los resultados obtenidos mediante instrumentos de comunicación, hacer accesible los documentos y la información contenida en los mismos a los ciudadanos (prestación de servicios), es algo que entra dentro de nuestra metodología de trabajo desde hace ya bastante tiempo, lo único de lo que siempre hemos carecido ha sido de los recursos necesarios para realizarlo de
Una forma eficaz, y en general de herramientas tecnológicas que soportaran esos procesos.

Pues bien muchos de estos planteamientos de trabajo que venimos realizando desde los archivos se convierten ahora en una necesidad imperante del conjunto de las organizaciones públicas, y para su realización es necesario analizar desde diferentes perspectivas, con carácter general⁴, cual es el estado en que estas se encuentran con el objetivo de lograr determinar cuales podrían ser sus necesidades reales para poder establecer ese deber ser lógico de las cosas, que implican los procesos de modernización.

Las unidades de gestión en que se estructuran orgánicamente las organizaciones públicas han venido actuando en lo que podríamos denominar de un modo tradicional, gracias, casi exclusivamente al buen hacer de los empleados públicos, y en esto el mundo de los archivos creo que es buen conocedor, y a pesar de la carencia de sistemas de información y de su falta de relación cuando existen. Resulta difícil, sino imposible, conocer en muchos casos cuantos expedientes administrativos se iniciaban diariamente y quien los tramita. El único conocedor del estado de tramitación de un expediente administrativo es el empleado público responsable de cada área o ámbito competencial.

La consecuencia de esta forma tradicional de trabajo ha dado como resultado la duplicidad de esfuerzos, multiplicándose los consiguientes errores humanos (por ejemplo un mismo nombre y apellidos se introduce varias veces para el mismo asunto con distintos formatos en los sistemas de información).

Por otro lado la producción administrativa se soporta casi exclusivamente en papel, con escaso soporte electrónico que, en todo caso, se produce con aplicativos de ofimática y no puede ser utilizado para integrarse en un sistema general de información de la organización, ni con otras aplicaciones que forman parte del circuito de tramitación.

En términos relativos se desconoce el tiempo real de tramitación de los expedientes o cualquier otro tipo de indicador (cuantitativo o cualitativo) de calidad de la producción administrativa, resultando impracticable realizar cualquier gestión con indicadores (por ejemplo colectivos que reciben subvención, áreas geográficas con obras públicas, etc.).

Hasta este momento no se había además detectado la necesidad ni existía ningún mecanismo establecido para gestionar de modo sistemático y dinámico el conocimiento y los contenidos producidos en la organización al margen de los concretos expedientes administrativos, que en el mejor de los casos formaban parte del sistema de información propio del archivo de la organización, ni se prestaba atención alguna al conocimiento objetivo (mediante indicadores) de las necesidades y expectativas de los ciudadanos.

Es imposible contar con datos únicos, "la implantación del dato único debe ser un reto básico de la Administración", (LABARTA HERRÁEZ, 2004) como elementos de información fiables de un ciudadano, de un territorio o de una organización y, por tanto, es imposible realizar un seguimiento de los servicios que la Administración le esta prestando o decirle en que estado de tramitación está su solicitud, salvo caso a caso, previa localización del empleado público responsable de cada asunto y consulta de los documentos del expediente correspondiente.

Las organizaciones públicas eran en general totalmente pasivas, siendo siempre el ciudadano el que debía de acudir a ellas para realizar la solicitud de un servicio; al mismo tiempo que les resulta difícil identificar y analizar sus formas de actuación en cuanto a la organización de sus actividades con el fin de adquirir conocimiento basado en la experiencia acumulada y, a partir del análisis del mismo, prestar un mejor servicio a la ciudadanía y anticiparse sus necesidades.

La denominada administración electrónica -rasgo indiscutible de la modernización de la administración, pero no el único-, cuya efectividad se basa en la implantación de sistemas de información que soporten el conjunto de actividades de una organización, y la integración y relación de unos sistemas de información con otros, era algo impensable.

Las actividades de gestión administrativa de la organización finalizan con la resolución del procedimiento tramitado produciéndose una absoluta desconexión entre las unidades productoras y el archivo (desintegración de niveles). En este aspecto conocemos, como finalizada la tramitación administrativa la transferencia de documentos a los archivos correspondientes, resultaba en muchos casos difícil de realizar, y dependía de la voluntariedad del empleado público correspondiente para el cual elaborar las relaciones de entrega o transferencia suponía el tener que volver a crear las informaciones que ya se habían generado durante la tramitación administrativa (falta de relación entre sistemas de información).

En resumen podemos afirmar que la situación de partida de las organizaciones públicas hacia el fenómeno de la modernización se caracteriza por la fragmentación, heterogeneidad, falta de coordinación a todos los niveles, y la ausencia de proactividad en la prestación de servicios debido a varios factores:

3. ESTRATEGIAS PARA EL DISEÑO, DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DE PROYECTOS DE MODERNIZACIÓN

Determinados los elementos que de alguna manera frenaban el desarrollo racional y objetivo de nuestras organizaciones públicas y con el fin de poder proceder a diseñar proyectos de modernización, es evidente que se detectan una serie de premisas básicas que deben de asumir dichas organizaciones a la hora de planificar sus estrategias de desarrollo e implantación de sistemas de información y que habrán de materializarse en cambios que las afectarán en su globalidad.

3.1 Desde el punto de vista interno, la principal carencia a resolver es la falta de coordinación a todos los niveles lo que produce una desestructuración de las actividades ordinarias de las organizaciones e implica una duplicación de los esfuerzos materiales y humanos necesarios para lograr cualquier finalidad.

3.2 Desde el punto de vista organizativo se manifiesta la dificultad de determinar la coherencia de la dotación de recursos humanos, su formación y su estructuración orgánica, lo cual implica un importante riesgo a la hora de acometer acciones estructurales de modernización ya que el funcionamiento de cualquier organización y los resultados obtenidos de su gestión dependerán en gran medida de la capacidad de adaptación, formación y relaciones interdepartamentales de los empleados públicos en el desarrollo de sus competencias, en este sentido deberán de valorarse como necesidades estratégicas de las organizaciones en este punto:

Los resultados de estas actividades se pueden resumir en la realización de un Manual de funciones por competencias, en una adaptación de la realidad a estructuras orgánicas coherentes, y en la mejorará del conocimiento de las actividades de las distintas áreas, permitiendo la reducción de determinadas tareas administrativas y la realización de actividades de mayor valor añadido, asesoramiento y ayuda a los ciudadanos.

3.3 Desde el punto de vista tecnológico otro de los ejes estratégicos a tener en cuenta es la necesidad de acabar con la atomización de los sistemas existentes y con la escasa capacidad para aportar información corporativa de utilidad práctica que estos tienen. Por lo tanto el planteamiento de optimizar recursos, costes y esfuerzos determinará la necesidad de integración⁵ de todas aquellas actividades de gestión administrativa cuyos trámites tienen aspectos y requisitos comunes. El objetivo no es otro que evitar duplicidades, optimizar recursos y simplificar al máximo la gestión de todos los sistemas de tal manera que en este sentido cualquier estrategia de implantación que tenga como objetivo la integración de sistemas deberá tener en cuenta la relación de los mismos con los procesos claves y relevantes de carácter transversal.

3.4 Desde el punto de vista de la prestación de servicios la necesidad estratégica pasa por terminar en este aspecto también con la descoordinación del conjunto de la organización en cuanto a la información que comunica, totalmente fragmentada y sin un tratamiento uniforme debido a que cada unidad administrativa solo conoce en detalle la problemática específica de su ámbito material de competencia, pero el eje de esta información no suele ser el ciudadano, sino que lo es el procedimiento administrativo, y además dicha información no es habitual que este almacenada en ningún sistema de información al que puedan tener acceso no ya otras unidades administrativas de la misma organización, sino distintas personas de la propia unidad, por encontrarse de alguna manera unido estrechamente a la experiencia de cada empleado público. La información relativa al catálogo de servicios finales que generan las organizaciones públicas debe ser transmitida de forma homogénea y actualizada como dato único lo que implicará la necesidad de establecer de forma clara las responsabilidades y procedimientos para el tratamiento y actualización de dicha información, así como la utilización y distribución de la misma.

Por último y en relación con este apartado es necesario, en el ámbito de nuestras organizaciones públicas, posibilitar la proactividad en el sentido de poner en marcha planes destinados a anticiparse a las necesidades futuras, definir estrategias, propiciar las acciones para que estas generen los resultados esperados, y someter constantemente estas a un análisis crítico riguroso, de modo que permitan interrumpir cuanto antes aquellas acciones iniciadas que se demuestren que no llevan a ninguna parte. Por otro lado proactividad no significa sólo tomar la iniciativa, sino crear cambio y asumir la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan; decidir en cada momento lo que queremos hacer y cómo lo vamos a hacer.


4. NUEVOS PLANTEAMIENTOS

Al tiempo que las organizaciones van profundizando en sus necesidades de cambio se hace más evidente la necesidad de racionalizar los esfuerzos, costes y recursos. Sobre todo cuando las pautas de referencia que soportan procesos y procedimientos comparten requisitos y normas en un porcentaje importante, y la metodología de gestión es idéntica en las organizaciones por venir regulada por normas jurídicas. Por lo tanto el planteamiento de optimizar recursos, costes y esfuerzos surgirá de la integración común de todos aquellos conceptos cuya gestión tiene aspectos y requisitos comunes. El objetivo no es otro que evitar duplicidades, optimizar recursos y simplificar al máximo la gestión de todos los sistemas.

Así las organizaciones deben de potenciar los sistemas internos de control de la gestión que darán a la tramitación de los expedientes administrativos una mayor rapidez y transparencia, mejorando los tiempos de respuesta, producción, control documental, tratamiento de la información automatiza, diseño de metodologías para la identificación de procedimientos administrativos y gestión de expedientes y modelos de información que resulten sencillos para ciudadanos y empleados públicos. A la hora de definir los elementos que configuran un sistema de este tipo creo que hay que partir de la diferenciación conceptual que existe entre sistemas de "seguimiento de expedientes"⁶ y sistemas de "gestión de procedimientos". Este último tipo debe permitir el flujo horizontal de la información entre distintas unidades de gestión que interactúan sobre un mismo procedimiento. Estas dos líneas de actuación básica implicarán considerar la gestión administrativa en términos de producción administrativa concepto más amplio de gestión basado en un ciclo productivo completo que se articula para su funcionamiento en tres sistemas básicos de gestión en las organizaciones: gestión de registro, gestión de expedientes, y gestión de archivo (MESA DE TRABAJO DE ARCHIVOS DE ADMINISTRACIÓN LOCAL, 2004).

En este sentido la producción administrativa basada en el ciclo completo de gestión implica desde el punto de vista conceptual considerar el ciclo administrativo de forma global desde el diseño de procedimientos y documentos que han de generar, hasta que dichos documentos son transferidos al sistema de archivos, y se incorporan una vez tratados técnicamente al sistema general de información de la propia organización.

En líneas generales y en relación con este aspecto podemos resumir diciendo que el proyecto de modernización que se plantee en cada organización con respecto a la actuación sobre la organización interna, los procesos de gestión y la tecnología disponible debería contemplar al menos los siguientes aspectos:

A la vista del panorama expuesto pueden establecerse líneas generales de actuación dirigidas a fijar modelos de gestión que podemos articular sobre dos funciones importantes de la organización pública:

5. LA FUNCIÓN DE ARCHIVO EN LA ADMINISTRACIÓN

Conceptualmente, y en este nuevo escenario de gestión pública, se considera archivo desde el punto de vista funcional al sistema corporativo de gestión de documentos (integrado por infraestructuras, recursos humanos, y económicos) que mediante una metodología propia, es soporte para la producción administrativa, participa en el diseño para la generación de documentos, y garantiza la correcta creación de los mismo, su tratamiento, conservación, acceso y comunicación.

Los objetivos generales, a mi juicio, pueden resumirse en los siguientes:

Implantar un completo sistema de información y gestión archivística integrado con los distintos sistemas de producción administrativa, de tal forma que se garantice la continuidad de las actuaciones de gestión más allá de las meras actuaciones de tramitación.

Adaptar el Sistema de información y gestión archivística a las necesidades reales de la organización tanto en lo que se refiere al soporte interno para las tomas de decisiones de la dirección, y tramitación administrativa, como en lo referido al soporte externo en lo referido a garantizar el derecho de los ciudadanos, en cuanto a facilidad de acceso y localización de los documentos e informaciones necesarias para la gestión de sus propios intereses.

Asegurar un patrimonio histórico documental racional, estructurado, y fiable, que sirva de seña de identidad de las sucesivas acciones de la organización.

En resumen, implantar un Sistema de gestión e información archivística que permita, bien a través del sistema de gestión automatizada de procedimientos, o bien en convergencia con los sistemas tradicionales de gestión de procedimientos, coordinar, regular y normalizar el tratamiento archivístico, desde que las unidades documentales (simples o compuestas) se generan en las unidades administrativas de gestión. (MENENDEZ BAÑUELOS, 2004):

5.1 RETOS PARA LOS ARCHIVOS

Sin abandonar las tareas propias de la gestión y administración de archivos que se vienen realizando, y aprovechando la visión global que se tiene de la organización como consecuencia de la administración del conjunto orgánico de documentos que produce, desde lo archivos estamos en condiciones optimas para participar en los nuevos retos que las organizaciones están demandando, especialmente en lo referido a:

5.1.1 Normalización de procesos e información.
Identificando los flujos de información necesarios que permitan retroalimentar los sistemas de información de la propia organización (internos y de comunicación externa), de tal manera que el trabajo realizado en los archivos sea transparente de forma automatizada a la organización, y a los ciudadanos.

5.1.2 Normalización de procedimientos administrativos.
Participando en el diseño y gestión del catálogo corporativo de procedimientos administrativos que comprende las acciones requeridas para la puesta en funcionamiento y explotación del conjunto de procedimientos administrativos que se generan. En este aspecto la necesaria adecuación de los procedimientos para permitir su tramitación telemática requiere una transformación global de los mismos tanto a nivel organizativo y procedimiental como de los sistemas de información afectados.

5.1.3 Normalización de procesos de gestión.
Interviniendo en el diseño de los flujos de procesos necesarios para la tramitación administrativa de forma multicanal, lo que implicará que como retos básicos se debería promover la simplificación documental de los procesos de administración, la eliminación de forma evolutiva del soporte papel, así como permitir al gestor el acceso, desde el sistema de tramitación que corresponda, a la consulta de documentos; y al ciudadano el acceso igualmente a la consulta de sus solicitudes y documentos que forman parte de la tramitación pertinente.

5.1.4 Normalización del lenguaje administrativo.
Basándose en la experiencia en denominación de procedimientos, trámites y actos administrativos, así como en los estudios de análisis documental que siempre se han realizado desde los archivos.

5.1.5 Normalización de sistemas y lenguajes de recuperación de la información.
Incorporando en la fase de identificación, y diseño de los procedimientos administrativos lenguajes documentales controlados, lo que aportará un gran valor añadido a la organización desde el punto de vista de recuperación de sus propias informaciones.

5.1.6 Categorización y/o clasificación de las actuaciones administrativas.
Categorizando en el sistema de información que soporta el catálogo de procedimientos administrativos el resultado final del proceso de las actuaciones administrativas (fases, trámites y actos administrativos). El clasificar estas actuaciones a priori tendrá como valor añadido que el resultado formal del procedimiento administrativo - los expedientes administrativos- se incorporarán de forma automática al sistema de información del archivo. Para ello desde los archivos deberemos de dotarnos de cuadros de clasificación normalizados y estables.⁷

5.1.7 Documentos electrónicos
Dando respuesta al desafió que para la gestión de archivos supone la incorporación a las actividades ordinarias de la administración de los documentos electrónicos.

A este respecto me gustaría resaltar la importancia de delimitar el concepto de documento electrónico ya que con carácter genérico viene denominándose documento electrónico a cualquier entidad de información que es accesible a través de un medio electrónico. Cualquier documento de información accesible a través de Internet tiene la consideración de documento electrónico, del mismo modo cualquier documento que haya sido digitalizado y por lo tanto necesite de una "maquina" para proceder a su lectura tiene también la consideración de documento electrónico, a este aspecto se debe determinar cuales son los documentos electrónicos objeto de tratamiento archivístico debido a la confusión que en muchas ocasiones se establece entre soporte de creación de documentos, y soporte de conservación de información (DIAZ RODRÍGUEZ, 2002).

Desde una perspectiva archivística podemos considerar documento electrónico a la entidad de información de carácter único cuyo contenido estructurado y contextualizado se presenta como evidencia de las acciones y funciones propias de las organizaciones, es usado para el ejercicio potestades por los órganos y entidades públicas y privadas por ser probatorio de derechos y obligaciones, y se genera, gestiona, conserva y transmite por medios electrónicos, informáticos o telemáticos.

Indudablemente la aparición de documentos soportados electrónicamente y su gestión es uno de los mayores retos con que nos enfrentamos actualmente la comunidad archivística pero, aunque queda mucho que debatir a este respecto, al no ser objeto de este trabajo solamente me gustaría resaltar un desafío al que deberemos de responder y que surge de la propia administración pública hacia los profesionales de los archivos cuando se abordan las necesidades de establecer criterios para la conservación de estos documentos soportados electrónicamente "La conservación de la información no debe considerarse de forma aislada; junto con la utilización y acceso a la información, es una etapa más del ciclo de vida de la misma en soporte electrónico. La gestión de dispositivos, soportes electrónicos y formatos debe ponerse en práctica aplicando procedimientos orientados a la manipulación de datos sensibles, especialmente si son de carácter personal; a la salvaguarda frente al deterioro, daño, robo o acceso no autorizado; a la eliminación o destrucción de soportes; a la gestión de los soportes removibles, etc. Estas medidas para la conservación de la información deben adoptarse de acuerdo con los especialistas en la gestión de archivos para diseñar soluciones prácticas a la medida de sus necesidades." (LÓPEZ CRESPO, 2004).

6. CONCLUSIÓN

La transformación de nuestro quehacer público, y el contexto en el que esa transformación tiene lugar, han producido cambios importantes en el modo de trabajar en los archivos de nuestras administraciones públicas, que vienen a sumarse así a los que paralelamente se están produciendo también en los demás países de nuestro entorno.

Los archivos públicos de los Estados del Bienestar del siglo XXI no pueden seguir rigiéndose conceptual y funcionalmente según el modelo creado para servir las necesidades de los Estados liberales de finales del XIX y principios del siglo XX. Los archivos, sin embargo, a la hora de acometer la realización de las múltiples tareas que se le encomiendan en la actualidad no cuenta aún con una doctrina y un bagaje de ideas distintas a las de la cultura jurídica y procedimentalista propias del denominado modelo burocrático incapaz de satisfacer los requerimientos de eficacia y eficiencia que debe cubrir la administración prestadora de servicios.

Esto ha traído como consecuencia que en algunas administraciones públicas, y en esto no hacemos sino avanzar por el mismo sendero que las administraciones de la mayoría de los países europeos vecinos, han tratado de suplir la inexistencia de una cultura actualizada de gestión de archivos, y de los instrumentos y demás condiciones que la hagan posible, con lo que se ha venido en denominar la huída del derecho administrativo, utilizando para ello las posibilidades que ofrece el ordenamiento jurídico, y así desde mediados de los años noventa toda una serie de actividades que venían siendo prestadas en régimen de derecho administrativo han pasado a ser gestionadas en régimen de derecho privado.

No es éste el momento de discutir en términos políticos o de gestión las implicaciones de un proceso como éste, que algunos llegan a considerar como una de las modalidades antesala de la privatización de la gestión de los servicios públicos. Sí me interesa, sin embargo, dejar bien clara mi opinión en el sentido de que una parte del rechazo de las formas de comportamiento tiene relación tanto con la escasa disponibilidad de archiveros cualificados para la realidad operante como con reglas y criterios propios de la archivística que vienen aplicándose sin variaciones sustanciales desde hace varias décadas, y que aún no están adaptadas a los requerimientos de flexibilidad y agilidad que plantea una gestión eficaz y de calidad de los servicios públicos en la actualidad. El marco normativo que rige en el funcionamiento de nuestros archivos, en términos generales, aún siendo técnicamente notable, sigue arrastrando condicionamientos pensados para un sector público mucho más pequeño y homogéneo que el actual, y en el cual la función archivística con escaso valor añadido se centra en la conservación de los documentos constitutivos del patrimonio histórico documental de las organizaciones.

Pero las dificultades de los archivos de la administración para gestionar los documentos producidos y recibidos por esta no residen única y exclusivamente en su obligatoria sujeción a normas y técnicas inadaptadas. Hay otros factores de inadaptación, y a mi juicio uno de los más claros se sitúa en el área de los recursos humanos. Los profesionales de los archivos, los archiveros, no han sido reclutados ni formados pensando en las tareas ni en los métodos de trabajo que lleva consigo una administración en rápida transformación, y ello es tanto más perceptible cuanto mayor es el grado de transformación al que está sometido actualmente el conjunto de actividades que soportan la gestión de documentos en la administración pública. En términos generales los condicionamientos de la "tradición cultural" de la profesión, por más que las actividades de gestión de documentos estén cada vez más extendidas a lo largo y lo ancho de la actuación administrativa sigue siendo un importante lastre. El ejemplo más claro podemos observarlo en la configuración de los inmovilistas temarios de oposiciones de acceso al empleo público que determinan los perfiles profesionales, y en las adscripciones de la función de archivo en las estructuras orgánicas al ámbito de competencias verticales de tipo cultural.

Es necesario diseñar dentro de las actuaciones públicas medidas formativas y perfiles profesionales necesarios para conseguir dar cumplida satisfacción a las nuevas necesidades. Ignoro si las cualidades que conforman el prototipo deseable del perfil de archivero pueden aprenderse satisfactoriamente al modo tradicional, a partir de la impartición de lecciones teóricas y el aprendizaje de técnicas. Más bien tiendo a pensar, salvo mejor opinión en contrario, que el esfuerzo formativo para dotar a nuestros archiveros de las cualidades requeridas para desempeñar su tarea debiera descansar en un porcentaje importante en el aprendizaje basado en el sistema de casos, que ya viene siendo utilizado en la formación de gestores en organizaciones de otros ámbitos y que se utiliza para la formación de directivos públicos en países avanzados a partir de la experiencia acumulada en la propia Administración y que en nuestro caso se debería de hacer realidad a través de efectivos acuerdos Universidad/Administración.

En cualquier caso, el actual peso de archivos y archiveros en el proceso de toma de decisiones de nuestra Administración sigue siendo muy reducido, y como todo bien escaso merece ser cuidado tratando de crear las condiciones para su desarrollo. El archivero debe consolidar su propio espacio de actuación. La búsqueda del cambio, de la eficiencia, de la modernización, de la calidad en el servicio prestado, son elementos inherentes a los objetivos que desde los archivos se deben perseguir. Sin duda, y pese a la escasez, la Administración española, y particularmente la Administración Local dispone de archivos y archiveros que no responden a estas características. Pero los desafíos a los que debe enfrentarse nuestro sector público exigen una dedicación intensa y prioritaria para la formación de muchos más archiveros públicos que los que hoy tenemos.

Pese al trabajo que queda por hacer, observo con optimismo el camino que, en la actualidad, han recorrido ya muchas de las ideas modernizadoras, "podríamos decir que la evolución de las competencias en los archivos discurre de forma paralela al desarrollo y adopción par parte de éstos de los sistemas de gestión automatizada" (CARRERO GUTIERREZ, 2003), tanto en el discurso académico o científico como en el interior mismo de las organizaciones públicas y de los archivos. Lo que hasta hace poco parecía herético o utópico, va siendo considerado cada vez más como necesario, o en el peor de los casos como inevitable.


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